Zaman ücretsizdir ancak paha biçilemezdir. Yapılacak çok iş, çözülecek çok problem, teslim edilecek çok proje ve dahası hayatınızda yer alan ve paha biçilemez zamanınızı harcadığınız şeylerdir. Ancak meşgul olmak, üretken olmak ve verimlilik demek değildir. Günümüzde en önemli şey, kısa sürede en verimli vermek ve zamanı çok iyi değerlendirmektir.
Öncelikler
Tam olarak ne istediğiniz hakkında net değilseniz, başarılı olmanız çok zordur. En kötü plan, plansızlıktan iyidir derler. Bir planınızın olması sizi harekete geçirecek motivasyona kavuşturur. Nereye gittiğinizi bilmiyorsanız, oraya varamazsınız. Öncelikleriniz yoksa hedefinize ulaşamazsınız. Hayatınızdaki önceliklerin ne olduğuna kısa sürede karar verebilirsiniz.
Gereksiz Bilgi Yığını
Beyin, her ne kadar mükemmel ve karmaşık bir yapı olsa da, belli bir öğrenme ve anlama kapasitesi mevcuttur. Beyninizi işe yaramaz çöp bilgilerle doldurmak en gereken anda hafızanızı yeterli kullanamamak anlamına gelir. Tıpkı bir bilgisayar gibi onlarca program aynı anda açıkken ve hard diskiniz doluyken, bilgisayar bir süre sonra işlem yapamaz hale gelir ve çöker. Gereksiz bilgiden kaçının
Acil Yapılacaklar
Bugün için acil olan şeyler, yarın için önemli olmayabilir. Acil şeylerle gerçekten önemli olan şeyleri birbirinden kesin bir sınırla ayırın. Öncelik belirlemede de bu taktiği kullanabilirsiniz. Ertelenecek şeylerle, ertelenemeyecek şeyleri ayırmak iş sürecinde size yardımcı olacaktır. Yetiştirememe probleminiz ortadan kalkar.
Tek Bir Şeye Odaklanmak
Odaklanmak, muhteşem bir yetenektir. İnsanların çok azı ‘multi-tasking’ becerisine sahiptir ve aslında her şeye aynı anda odaklanmak imkansızdır. Tek bir şeye odaklanmak, o işi yüzde 100’e varan verimlilikle yapmanızı sağlayabilir ancak bir çok şeye aynı anda odaklanmaya çalışmak, asla tatminkar bir verimle sonuçlanmaz.
80/20 Kuralı ile Yaşamak
Pareto prensibini duymuşsunuzdur. 80/20 kuralı’, ‘asgari çaba ilkesi’ veya ‘dengesizlik ilkesi’ olarak da bilinen bu prensip, İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto tarafından bulunmuştur. 19.yy ’daki İngiltere ekonomisinin servet ve gelir dağılımını incelerken, servetin %80 ‘inin, nüfusun %20 ‘sine ait olduğunu fark etmiş. Kendi ülkesi ve diğer ülkeler için de bu verilere baktığında benzer sonuçları elde etmiştir fakat o dönemde bunu açıklamada yetersiz kalmıştır. En fazla çabayı, size en fazla değer yaratacak olanların üzerinde harcadığınızdan emin olun. Kendinize yeni hedefler koyarken, sizin için başarının ne olduğuna karar verip kritik aktivitelerinize öncelik verin, önemsiz hedeflerinizle vakit kaybetmeyin. Yapılacak işler listenizin içinde boğulmayın. Eğer listenizde işler çok fazlaysa bunları gözden geçirin, bu madde %80’lik kısımda mı yoksa %20’lik kısımda mı sorusunu kendinize sorun. Diğerlerinden daha az öncelikli ya da basit olan işleri ya hemen yapıp bitirin ya da listenizden çıkarın.
Zamanınıza Sahip Çıkın ve Onu Savunun
Zamanınız sadece size aittir ve onun akışını siz belirlersiniz. Dikkatinizi dağıtacak, sizi planınızdan alıkoyacak şeyleri hayatınızdan çıkarın. Zaman kalenize girmeye çalışan her şeyi surların dışında tutun. Sonuçlarınızın %80’i, zamanınızın %20’sinden geliyorsa artık verimli %20 kadar çalışmalı, geri kalan %80 zamanı değerli bir yatırım gibi koruyun.
Mükemmeliyetçilikten Vazgeçiş
Mükemmeli kovalamak hayatın her anında özellikle de yetişmesi gereken şeyler konusunda size oldukça fazla zaman kaybettirir. Mükemmeli korumak yerine, olabilecek en iyisini en minimum zamanda ve en az enerji ile yapmaya çalışın. Yani kendinizi zamana göre optimize edin. Zaten iyi olan bir şeyi, mükemmele çevirmeye çalışmak onun iyi olan yanını da yok edebilir.
Girdi-Çıktı Kontrolü
Verimliliğinizi ölçmek kendinize yapabileceğiniz en iyi şeylerden biridir. Neye ne kadar zaman harcıyorum, ne kadar enerji harcıyorum? Alınan sonuçlar harcadığınız zaman ve enerjiye değiyor mu? Ne konuda ne eksikler var? Bu tarz soruları sormak girdi-çıktı analizinizi yapmanızı sağlar. Sizi, sizden daha iyi kimse bilemeyecektir. O yüzden verimlilik analizinizi sürekli yapmalısınız.