Bazı kurumlar çalışanlarını yeni bir role alıştırma da başarılılar. Diğerlerinde ise çalışanların net birer iş tanımları bile olmadığından, işe alıştırma süreci, yüzmeyi öğrenmesi için çocuğu suya atmaya benziyor.Bu tür kurumlarda işi alıştırma sürecine yeterli dikkat gösterilmemekte. Hatta yöneticiler için, çalışanlarını yeni görevlerine nasıl alıştıracaklarına ilişkin bir el kitabı bile çoğu şirkette mevcut değil.
Bu durumdaki yöneticilere, kurumlarının düzgün bir profesyoneli işe aldığı ve bu kişinin de olağanüstü bir performans ile yeni rolüne çabucak uyum sağlayacağını umut etmek haricinde fazla bir alternatif kalmıyor. Tabii bu beklentinin gerçekleştiği nadir durumlarda işler gayet yolunda gitmiş oluyor, ancak yeni bir göreve başlayan profesyoneller, ilk zamanlarda oldukça yüksek düzeyde direktif ve desteğe ihtiyaç duyuyorlar.
1- Resmin İçini Doldurma: Yeni bir işe başlayanların bir takım temel ihtiyaçları vardır. Örneğin kişi başka bir kurumdan ya da iş biriminden geldiyse, geçmişte deneyimlediklerinden farklı olarak işlerin bu yeni çevrede nasıl yürüdüğü üzerine aydınlatılması gerekir. Her kurumda birçok alt kültür mevcuttur ve bu yeni kültür ve alt kültürlerin resminin içini doldurma görevi de, yöneticiye düşmektedir. “Bu birim senin için yeni bir ortam. Bunlar takımımızın değerleridir. Bu çevrede biz işleri bu şekilde görürüz.” İster bilinçli olarak, ister kendiliğinden oluşmuş olsun, mevcut kültür yeni gelenlere net olarak açıklanmalıdır.
Kabileler devrinden beri insanlar bir topluluğa ait olma ihtiyacındadırlar. Her yeni gelenin, yeni kabilesine katılımını ve sıcak bir hoş geldin hissi duymasını sağlamak zorundasınız.
2- Liderlik Bakış Açınızı Paylaşma: Yeni gelenlerin bireysel olarak işe etkin ve hızlıca alıştırılmalarında ikinci önemli adımı, yöneticilerinin liderlik bakış açılarını onlarla paylaşmaları olarak gösteriyor. Bunun anlamı; yöneticisinin kişiyi iki yönlü olarak aydınlatması, hem kişiye, gayet açık ve net olarak kendisinden neler beklendiğini söylemesi, hem de bunları gerçekleştirmesi karşılığında kişinin, neler bekleyebileceğini netleştirmesidir. Bu yaklaşım çalışanlara bir güvenlik duygusu sağlar. Çünkü çalışanlar ne yapacaklarını, alabilecekleri destekleri ve karşılığında neye ulaşacaklarını bilirler.
“Yöneticiler, yeni olmanın (gece otoyolda, far ışığı altında hareketsiz kalan geyik gibi olmanın) etkisini göz ardı ediyorlar. Bu sürece ayırmaları gereken zamanın miktarını ve ne kadar net olmaları gerektiğini anladıklarında da çok şaşırıyorlar. Bu süreç iş tanımını vermenin ötesine; kurum, birim ve kendi değerlerini açıklamaya kadar uzanıyor.”
3- İlişkilerin Haritasının Çıkarılması: Yeni bir çalışanın ya da yeni bir işe hazırlanan bir profesyonelin işine alıştırılmasına yardım etmede bir başka önemli nokta da, ilişkilerin haritası üzerinde kişiye destek olmaktır. Bunun anlamı, kişinin ihtiyaç duyduğunda, birim
içinde ya da dışında yardım için kimlere gidebileceğini anlamasına yardım etmektir. Çoğu zaman bu, kurumsal yönetim şeması kadar açık değildir. Bu nedenle yöneticinin yardım kaynaklarını açıkça ifade etmesi çok faydalı olur. Hangi konularda başvuracağı kişilerin kimler olduğunu belirlemek önemlidir.Yöneticiler bilgiyi bu şekilde paylaştıklarında, yeni çalışana, kendisi ile ilgilendiklerini, ona yatırım yaptıklarını ve onun gelişimine önem verdiklerini çok net bir şekilde göstermiş olurlar. Bu yeni bir işe başlayan ya da bir role soyunan kişi için çok değerli bir destektir.
Çalışanları kazanmaları için hazırlayın: Değişim en iyi koşullar altında bile zorlu bir süreçtir. “İnsanın beynini ateşler. Çoğu birey için de ilk tepki negatiftir. Yöneticinin görevi bunun üzerine yenilerini eklemek değil, neyin gerektiği konusunda çok açık ve net olmaktır.” Yöneticiler çalışanlarını kazanmaları için hazırlamalıdır. Onlar için ne kadar erken zaman ayırmaya başlarlarsa, o kadar çabuk şekilde kendine yeterli, başarılı çalışanlara sahip olurlar. Terzinin gömlek dikmesi, içinde aynı durum söz konusudur. İki defa ölçün, bir defa kesin.”
Çalışanları başarıya hazırlamanın en iyi yolu, onlara ihtiyaç duydukları direktif ve desteği sağlamaya zaman ayırmaktan geçiyor. Bu onların daha çabuk işlerine ısınmalarını sağlıyor ki, her düzeyde getirisi, çok yüksek oluyor.
Oryantasyon Eğitiminde Neler Yer Almalı?
Oryantasyon, yeni personelin işe alındıktan sonra organizasyonu anlamlarını ve mümkün olduğu kısa sürede üretici bir personel olmalarını sağlamak üzere tasarlanan bir işe alıştırma sürecidir. Yönlendirme, kılavuzluk etme anlamlarını taşıyan ve Fransızca orientation kelimesinin Türkçe söylenişi olan oryantasyon ile işe yeni başlayan çalışanların işin gerektirdiği tutum ve bilgileri edinmeleri, düşünsel ve/veya bedensel becerileri kazanmaları, bu şekilde en kısa zamanda kendilerini önemli hissederek kuruma aidiyet hissinin oluşması, işe ve kuruma uyumlarının sağlanması amaçlanır. Aynı zamanda çalışanın aktarılan bilgilere uyup uymadığı denetlenerek, sorular sorularak, hataları düzeltilerek hem işi öğrenmesi hem de eğitilmesi amaçlanır. İşletmelerde mevcut düzenin devamı, kurumsal hafızanın korunması ve gelişim için oryantasyon eğitimleri büyük önem taşır.
Oryantasyon Eğitimi’nde neler yer almalı?
1) İşyeri Gezisi: Çalışma alanı, departmanlar; kafeterya, yemekhane; asistanlar, resepsiyon; konferans salonu, toplantı odası; sinlenme ve sigara içme alanları; yönetim katı, yangın çıkışları; ilk yardım ünitesi; fotokobi, faks vb. ekipmanların yeri; geri dönüşüm kutularının, kağıt öğütücülerin yeri; merdivenler ve asansörler; otopark alanı
2) Yönetim ve İşletme: Çalışanşara sağlanan hizmetler, faydalar; iş tanımı, departmanda yerine getirilen işler, raporlama süreci; performans kriterleri, kariyer olanakları; toplantı süreçleri; devam eden projeler; eğitim ve gelişim süreçleri, seçenekleri
3) Şirket Politikaları: Mesai saatleri, iş çizelgesi; ödeme günleri, maaş artış periyodtları, primler; misyon, vizyon hakkında genel bilgi; şirket tarihi; organziasyonun yapısı; mal/hizmet üretim pazarı; öğle yemeği saatleri, süreleri; işten ayrılma, çıkarılma, işe alım politikaları; sağlık, güvenlik; iş etikleri; sendikal haklar (sendikaya bağlı bir kurumsa); çalışan el kitabı
4) Ortak Kurallar: Otopark alanının kullanımı; tatiller; izinler; kılık-kıyafet kuralları; kişisel telefon, internet, e-posta kullanım kuralları; boş günler (varsa); özel günler (hastalık, doğum vb.)
Oryantasyon eğitiminin içeriği belirlendikten sonra, programa ayrılan sürenin ve program uygulayıcılarının belirlenmesi ve eğitim için uygun yer ve ortamın sağlanması gerekmektedir.