Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve kısa ifade ile EBYS’ler, sayısal ortamdaki bilgi, belge ve dokümanların organizasyonunu ve yönetimini için geliştirilmiş uygulamalardır. Ayrıca sık sık geri dönüş yapılan fiziki ortamdaki evraklarınızın taranıp indekslenerek EBYS içerisine almak bu belgelere hızlı ulaşımı sağlar.

 

DYS Doküman Yönetim Sistemi, DAYS Doküman Arşiv Yönetim Sistemleri, EBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, EDYS Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri olarak bilinen bu sistemler aslında iç içe geçmiş birbirinden bağımsız olamayan uygulamalardır. Genel olarak işlevsellikleri kâğıt ortamındaki evrakları farklı tarama yöntemleri ile sayısallaştıran ve elektronik ortama alınan bu dokümanları yasal saklama sürelerince saklama, intranet veya internetten kurum personellerine veya yetkisi olan kullanıcılar için araştırmaya açma, sorgulama, görüntüleme, raporlama gibi faklı servis ve modüllerden oluşan uygulama yönetim sistemleridir. Son yıllarda,  orta ve büyük ölçekli firmaların gündeminde olan bu uygulamalar belirli ihtiyaçların ve bu ihtiyaçların oluşturduğu yüksek maliyetlerin minimum seviyede tutulması için geliştirilmektedir.
Gartner’ın 2001’deki araştırmasına göre, şirketler bilgilerinin yaklaşık %80-%95’ini kâğıt dokümanlarda ve elektronik ortamdaki belgelerde tutmaktadır. Yine bu araştırma, belgelerin yaklaşık %25’inin yanlış yerlerde tutulduğunu ve çalışanların zamanlarının %60’ını bu dokümanları arayarak geçirdiği gerçeğini yansıtmaktadır. Bu yanlış çalışma yöntemi ise, şirket gelirlerinin %15’ine olumsuz maliyet olarak yansımakta olduğunu ifade etmektedir.

 

 

Bu maksatla hazırlanan bu eğitimin amacı; eğitime katılanlara EBYS’nin ne olduğunu, bu sistemlere kurumca geçişte nasıl bir yol izlenmesi gerektiğini, ne tip sorunlar ile karşılaşılabileceğini anlatmak, sırasıyla EBYS’e geçiş ve kullanım aşamalarında nasıl faydalar sağlanacağını göstermek olup, ileri ki zaman da bu EBYS seçimi için bir kaynak oluşturmaktır.

 

EĞİTİMİN İÇERİĞİ:

  • Sayısallaştırma Nedir?
  • Genel Kavramlar ve Yanlış Anlaşılanlar
  • Sayısal Arşiv nasıl kurulur?
  • Kimler Sayısal Arşiv kullanıcısı olmalıdır?
  • Sayısal Arşive geçişte yaşanan sorunlar nedir?
  • Sayısal Arşiv kullanıcılarının avantajları nedir?

 

  • EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) nedir?
  • Türkiye Yazılım Pazarında EBYS
  • EBYS ana bileşenleri ve kavramları nelerdir?
  • Örnek EBYS çalışma ve uygulamaları
  • EBYS’nin faydaları ve imkanları nelerdir?
  • EBYS seçilirken dikkat edilmesi gereken hususlar nelerdir?
  • EBYS içerisinde sayısal arşiv kullanımı nasıl olur?
  • EBYS’de güvenlik
  • EBYS ile diğer uygulamalar arası entegrasyon nasıl yapılır, eş zamanlı nasıl kullanılır.

 

  • İş akış sistemi ve elektronik formlar nedir?
  • İş akış sistemlerinin kullanımı ve avantajları nedir?

 

  • Sayısal Arşiv ve EBYS çalışmaları nasıl yürütülmelidir?

 

  • Maliyetler nelerdir?

 

***  EBYS Mühendislik dokümanları baz alınarak anlatım yapılacaktır.

 

 

İlgili Yazılar

Web Statistics