Toplantı Yönetimi
Günümüzde verimli çalışma gerekliliği, dolayısı ile zamanın etkin kullanımı her meslekten insanın öncelikli konusu haline gelmiştir. Bu eğitim, zamanın israf edilmeden nasıl etkin ve verimli bir şekilde kullanılabileceğini öğretmeyi amaçlamaktadır.
Eğitimin Amacı ve Kapsamı
Neden Bu Eğitim?
Çalışanlar belli bir zaman içerisinde ya daha fazla iş yapmak ya da aynı işi daha kısa zamanda yerine getirmek zorunda kalmıştır. Bu yüzden zamanın akıllıca planlanması ve kullanılması gerekmektedir.
Zaman: Ödünç alınamayan, sadece kullanılan ve sürekli kaybedilen değerli bir varlıktır.
Eğitim Hedefi
Toplantı Yönetiminde; etkin ve verimli toplantı için gereken koşullar ve kullanılabilecek yöntemlerin aktarılması amaçlanmaktadır.
Toplantı Temelleri
Toplantı Hazırlıkları
Başarılı bir toplantının temelinde kapsamlı hazırlık süreci yatar.
Toplantı Çeşitleri
Farklı amaçlar için farklı toplantı türleri kullanılarak verimlilik artırılabilir.
Toplantı Amacı
Her toplantının net bir amacı olmalı ve bu amaç tüm katılımcılara açık şekilde iletilmelidir.
2-Ortam Düzenlemesi
Toplantı ortamının amaca uygun şekilde düzenlenmesi
1-Gerekli Öğeler
Toplantı için gerekli tüm materyallerin önceden hazırlanması
4-Oturum Düzenleri
Toplantı türüne uygun oturma düzeninin planlanması
3-Katılımcı Belirleme
Doğru kişilerin toplantıya davet edilmesi ve bilgilendirilmesi
Toplantı Yöneticisinin Rolü
Gündem Bütünlüğü
Toplantının belirlenen gündem maddelerine odaklanmasını sağlamak ve konudan sapmaları engellemek
Akış Kontrolü
Toplantının zamanında başlayıp zamanında bitmesini sağlamak ve süreçleri yönetmek
Katılımın Sağlanması
Tüm katılımcıların aktif şekilde toplantıya katkı sağlamasını teşvik etmek
Karar Alma
Toplantı sonunda net kararların alınmasını ve sorumluluklarının belirlenmesini sağlamak
Toplantı Sonrası
-
Tutanak hazırlama
-
Kararları paylaşma
-
Takip süreçlerini başlatma
-
Geri bildirim alma
Toplantı Sırasında
-
Zamanı etkin yönetme
-
Tartışmaları yönlendirme
-
Çatışmaları çözme
-
Sonuçları özetleme
Zaman Yönetimi ve Planlama
Hedef Oluşturma
Net ve ölçülebilir hedefler belirleme
Zaman Tuzakları
Zamanı boşa harcatan faktörleri belirleme ve önleme
Zaman Kavramı
Zamanın değerini anlama ve önemini kavrama
Kendini Programlama
Kişisel verimlilik için kendini disipline etme
Planlama
Sistematik yaklaşımla işleri organize etme
Zaman Planı
Hedeflere ulaşmak için detaylı zaman planı hazırlama
“Zaman yönetimi aslında kendimizi yönetmektir. Zamanı kontrol edemeyiz, ama zamanla nasıl ilişki kurduğumuzu kontrol edebiliriz.”
Toplantı Sonrası Süreçler
Tutanak Tutulması
Toplantıda alınan kararların, belirlenen sorumlulukların ve önemli tartışmaların kayıt altına alınması kritik önem taşır.
Sorumluluk Atamaları
Kim, ne yapacak, ne zaman tamamlayacak bilgilerinin kaydı
Karar Kayıtları
Alınan tüm kararların net şekilde belgelenmesi
Takip Süreçleri
Kararların uygulanmasının düzenli olarak kontrol edilmesi
Değerlendirme
Toplantı etkinliğinin analiz edilmesi ve iyileştirme önerilerinin geliştirilmesi
Takip
Belirlenen görevlerin ilerleyişinin düzenli kontrolü
Paylaşım
Tutanakların tüm ilgili taraflara zamanında ulaştırılması
Başarılı Toplantı Yönetimi: Doğru hazırlık, etkili yönetim ve sistematik takip süreçlerinin bir araya gelmesiyle mümkün olur.